De financiën van een ander

Om heel eerlijk te zijn vind ik dat ik mijn financiën erg goed op orde heb. Ik noteer keurig wat er inkomt, wat er uitgaat, budgetteer met potjes, spaar voldoende en heb er nog een mooi overzicht van gemaakt ook. Lekker bezig al zeg ik het zelf. Nu heb ik beloofd om ook voor mijn zus de financiën wat inzichtelijker te maken. Voor mij een leuke uitdaging, maar direct ook een goede test voor het template dat ik eerder gepubliceerd heb. Hierin kan ook jij je administratie bijhouden, maar zelf had ik dit template nog nooit echt goed kunnen testen. Vandaag dus een kort verslag van het invullen van mijn eigen template met andermans financiën.

Gelukkig is alles digitaal

Vroeger ging alles cash. Je salaris kreeg je per week in een envelopje, de boodschappen deed je contant of zelfs nog op rekening en zonder een spaarboekje (wat met de pen was ingevuld) was het toch wel erg lastig om nog wat geld van de bank te halen. Gelukkig is dat alles verleden tijd. Mijn zus betaald vrijwel alles met haar pinpas. En dus was ook haar administratie relatief eenvoudig te downloaden.
Dit kan op twee manieren. Transactie voor transactie langsgaan, of het overzicht downloaden in een beter format. Je moet er vaak even naar zoeken, maar vaak kan je dit downloaden in een .CSV bestand. Een Comma Separated Values bestand, of beter gezegd: komma gescheiden waardes. Dit bestand bevat alles! De datum van de transactie, het bedrag, of het een bij- of afschrijving betreft, van welke rekening, naar welke rekening en wat de omschrijving is. Eigenlijk alles wat je nodig hebt. En dat in een export dat je kan importeren in Excel! Wat ben ik dan toch blij met het digitale betaalverkeer. Ik had direct het overzicht van alle 350 transacties in de afgelopen 7 maanden!

Excel magic

Bij het invullen van het template kwam ik er direct achter dat mijn template nog zoveel completer kan. Er zit namelijk helemaal geen optie in om een CSV te importeren… Voor de administratie van mijn zus moest ik mijn eigen template dus al aan gaan passen. Een soort van Excel magic… Want na een uur of twee knutselen had ik het al voor elkaar. Ik kon het bestand met alle waarden in de excel zetten en op een ander tabblad stond alles klaar om te kopiëren naar het volgende tabje. Alle bijschrijvingen gesorteerd en alle afschrijvingen gesorteerd.
De eerste beelden van een administratie kwamen al direct naar voren. Er was een bedrag per maand aan inkomsten en een bedrag per maand aan uitgaven. Er klopte alleen helemaal niets van…

Eigen gewoontes en de ING

Toen ik eenmaal alle inkomsten en uitgaven langsging, vielen mij een paar dingen op die ik nog niet eerder had meegenomen bij het opzetten:

– Er wordt gebruik gemaakt van meerdere betaalrekeningen
– Er wordt gebruik gemaakt van de ‘potjes’ die de ING aanbied

Over beide punten heb ik verder geen commentaren. Gezien de situatie is het logisch dat er twee betaalrekeningen zijn en het potjes systeem van de ING is ook best handig. Maar, vervolgens komen al die onderlinge betalingen ook in het overzicht mee. Mijn zus had dus zo’n 3x zoveel inkomsten en 3x zoveel uitgaven dan in werkelijkheid het geval is. Simpelweg doordat ze regelmatig iets wegschrijft naar de potjes en weer terug. Daardoor geeft dit een enorm vertekend beeld. Ik moest dus nog een aantal plussen en minnen tegen elkaar afstrepen.

Verdelen over de potjes

Hoewel er bij de ING al gebruik wordt gemaakt van de potjes, geeft dat totaal geen inzicht in het gebruik van het potje. Je kan er geld voor appart zetten, maar je weet niet hoeveel geld je nu uit bijvoorbeeld het kleding potje gebruikt per maand of jaar.
Nadat ik dus de betalingen flink had opgeschoond, ben ik de uitgaven gaan onderverdelen. Op dat moment is het heel fijn dat alles digitaal is. Ik hoef geen handgeschreven kasboek meer langs. Alle Dirk van den Broek en Albert Heijn uitgaven gaan direct naar het boodschappen potje, de huur, gas, electra, water en abonnementen gaan in het vaste lasten potje en de C&A mag van het kleding potje af.

Nog uitgebreider

Na een middag lekker bezig te zijn geweest heb ik dus een goed werkende excel met al inzichten van inkomsten en uitgaven. Mijn excel is nog veel uitgebreider, maar daar ben ik simpelweg nog niet aan toe. Zo kan je ook opnemen hoeveel vermogen je hebt en hoe zich dat ontwikkeld en kan je de potjes ook daadwerkelijk elke maand bijvullen, zodat je ook direct weet hoeveel geld je ergens voor beschikbaar hebt. Wel zo handig als je voor de vakantie aan het sparen bent.

Dat alles is echter op dit moment voor mijn zus nog niet klaar, maar zal er waarschijnlijk wel gaan komen.

Evaluatie van mijn administratie template

Kort gezegd ben ik erg tevreden over het template dat ik beschikbaar heb gesteld. De formules zitten goed in elkaar en je kan erg eenvoudig zien waar jouw geld nou voornamelijk aan uitgegeven wordt en waar je eventueel op kan besparen. Er is ook iets wat heel erg mist. Een import functie voor CSV bestanden. Voor iemand die handig is met excel kan je dat natuurlijk zelf maken, maar ik kan ook begrijpen dat dit niet altijd mogelijk is. Wanneer je het kort bijhoudt en niet teveel transacties hebt, zal je hier niet zo’n probleem mee hebben. Maar als je net zoals ik alle transacties van de afgelopen 7 maanden wilt verwerken, is zo’n functie toch wel erg prettig.

Verder is het template heel erg met een bepaalde gedachtegang opgezet: mijn gedachtegang. Ik vind dit template meer dan logisch en vul hem dan ook relatief eenvoudig in. Maar hoe is dat voor jou?

Het template is nog steeds hier beschikbaar.
Eventueel is er ook een versie waar al wat voorbeelddata in is verwerkt.
Ook is er natuurlijk nog de volledige blog waarin ik over het template zelf vertel.
Natuurlijk hoef je niet alle onderdelen te gebruiken. Je kan hem bijvoorbeeld goed gebruiken om alleen de uitgaven in te verwerken en onder te verdelen in de verschillende potjes. Daardoor heb je al een heel goed inzicht van jouw uitgaven!

Ik ben verder erg benieuwd hoe jullie de administratie bijhouden? In een Excel zoals deze, online of nog op papier? Laat je het weten?

Deel deze blog via:

4 Comments

  1. In excel, handmatig & dagelijks.1 tablad voor de dagelijkse rekeningen (budget) en een tabblad met alle spaarrekeningen. En verder nog wat tabbladen met interessante dingen zoals hypotheekoverzicht, energieverbruik, schulden en een “wat zijn we waard per 1-1 overzicht.

    Ik heb gelukkig niet idioot veel mutaties en het feit dat het nog handmatig is maakt me nog meer bewust is mijn ervaring. (en ik vind het gewoon leuk)

  2. Ik heb een zelfgemaakte excel die er wel anders uitziet dan de jouwe, namelijk met een overzicht van alle mutaties die ik vervolgens per stuk “wegboek” in één van de rubrieken waar jij ook mee werkt.
    Je kunt dus een download van alle mutaties van de afgelopen periode inplakken (dat kan vast ook automatisch maar ik vind copy and paste een te kleine moeite om me daar druk over te maken) en vervolgens even rubriceren, waarna alles vanzelf in een overzichtspagina in de desbestemde rubriek terecht komt.

    Mutaties van de éne eigen rekening naar de andere kun je ook alszodanig wegboeken . rubriceren, waarna ze uit een overzicht zouden kunnen verdwijnen. Ikzelf doe dat niet, ik boek het als “sparen” en soms is dat dus een min-bedrag (een mutatie van de spaarrekening naar betaalrekening).

    Verder vind ik je overzicht er erg leuk uit zien! Detail: ik heb de kolommen en rijen precies omgekeerd… 🙂

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.