Controle van de jaarcijfers

Het is bijna zover! Morgen hebben we onze VvE vergadering. Het wordt mijn tweede en na in de eerste al actief te hebben geparticipeerd ben ik nu ter voorbereiding ook al druk geweest om deze vergadering van input te voorzien. Ik kreeg namelijk het pakket met financiën toegestuurd: “doe jij dit jaar weer de controle?”

VvE
Een VvE (vereniging van eigenaren) is, zoals het woord al zegt, een samenwerkingsverband tussen de verschillende eigenaren. Vaak heb je een VvE als er meerdere woningen boven elkaar zijn. Bijvoorbeeld bij een flat, portiek, bovenwoning of appartementencomplex. Een VvE kan van 2 huizen zijn, maar ook van honderden appartementen. Samen heb je een koers en plan voor de woningen. Er wordt samen gespaard voor onderhoud en mogelijke aanpassingen / verbeteringen. Bij een hele actieve VvE kan er ook een jaarbarbecue bijkomen of een jaarlijks etentje. Mij VvE is echter wat minder actief. We komen jaarlijks bij elkaar, bespreken de benodigde punten en gaan weer verder.

De vorige vergadering
Tijdens de vorige vergadering woonde ik al een hele maand in mijn appartement. Alles was nog nieuw, dus ik had niet zo heel veel punten. Maar, omdat wij slechts 8 appartementen met 8 eigenaren hebben, wordt er al snel iets van je verwacht. Een tweede check van de financiën heb ik mijzelf toebedeeld. Dat vind ik wel leuk en interessant.

Uitbesteed
De controle lijkt soms wat overbodig. We hebben ons VvE beheer uitbesteed aan een externe partij. Juist voor kleine VvE’s kan dit erg aantrekkelijk zijn. Alles wordt naar dat adres gestuurd, als er iets kapot is wordt een monteur ingeschakeld, financiën worden bijgehouden, de vergadering geleid en bovenal is er een portal beschikbaar waarin alle documenten online in te zien zijn. Natuurlijk betaal je er wat voor, maar tegelijkertijd ontneemt het ook veel zorgen. Wat dan wel nodig is, is een controle op die partij. Omdat ze eigenlijk voornamelijk onze financiën doen, is die financiële controle een belangrijk onderdeel.

De tweede check
Nadat een andere eigenaar de eerste check al had uitgevoerd, kreeg ik de stapel documenten voor een tweede check. En jawel, ik haalde er een fout uit… Een fout die al snel over het hoofd gezien kan worden, maar eentje die toch hersteld moet worden. Wij delen namelijk ter kostenbesparing onze elektriciteitsaansluiting met het portiek naast ons. Er branden nog geen 10 lampjes per portiek, maar de vaste lasten blijven hetzelfde. Enorm hoog dus. Deze delen we en eens per jaar splitten we de rekening. Maar dat was toen niet gebeurd. Het viel mij op door de eerdere correspondentie. Kan gebeuren, gaat hersteld worden. Goed dat er dus een tweede check plaatsvindt, want de eerste had deze fout nog niet gezien.

De eerste check
Dit jaar mocht ik de eerste check doen. En helaas, wederom heb ik fouten gevonden. Allereerst was de fout van vorig jaar nog niet hersteld. De elektriciteitsrekening was nog niet gedeeld, maar de begroting was wel verdubbeld. Na een mailtje en een ‘ohja’ moment gaat dat alsnog hersteld worden.
Een tweede fout ging wederom om het verdelen van de rekening. Wij hebben een gezamenlijke tuin met 5 VvE’s. Wij betalen de kosten van het onderhoud en sturen de andere VvE’s de rekening van hun aandeel. Twee keer per jaar ontvangen wij dus 4 betalingen. Maar, ik vond er slechts 6 in totaal. Twee rekeningen zijn dus nog niet betaald. Dat was niet de bedoeling toen wij zeiden: “wij schieten de rekening wel voor”. Ook hiervan hopen we maar weer dat dit snel opgelost zal worden.

Negatief?
“Waarom zit je dan nog bij deze VvE beheerder?” zal je je afvragen. Twee keer fouten. Tja, maar aan de andere kant had het mij ook kunnen overkomen. Het zijn weer de uitzonderingen waar het mis is gegaan. De normale betalingen van eigenaren zijn prima uitgevoerd en worden ook actief opgepakt als er achterstanden zijn. Ook alle andere rekeningen worden keurig op tijd betaald. Voorlopig ben ik dus ook nog niet negatief gestemd. Het is goed om zaken als deze in de gaten te houden, maar voorlopig nog geen reden tot paniek. Wel controleer ik volgend jaar natuurlijk graag de financiële stukken opnieuw 🙂

Hoe is bij jou het eventuele VvE beheer opgezet?

Deel deze blog via:

3 Comments

  1. Onze VVE (18 appartementen en 3 winkels) is iets groter maar nog steeds niet heel groot. Ook wij hebben het beheer uitbesteed. Dat is best wel duur uiteindelijk, en zoals jij zegt, de kwaliteit die je krijgt is niet altijd om over naar huis te schrijven…

    1. Ondertussen heb ik ook de beheerder gesproken. De genoemde kosten missen inderdaad in het overzicht, maar dat komt omdat ze op dat moment nog in behandeling waren. De twee missende betalingen zijn begin 2018 gedaan en de elektriciteitsrekening staat uit bij de buren. Gelukkig was er dus al actie ondernomen op alle punten, maar kwamen die niet naar boven in de cijfers van 2017 🙂

      1. Vind ik wel raar dan, dat dit niet genoemd wordt. In de zin van “het valt je misschien op dat de cijfers niet compleet zijn, maar dat komt door XYZ en actie is al ondernomen.” Dat zou het voor bewoners veel overzichtelijker maken.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.